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Gestion
électronique de
documents
Les
systèmes de gestion
électroniques de document peuvent
être à presque n'importe
quelle situation. Cependant, il faut
planifier correctement son projet. Sans
bonne planification, vous risquez de
gaspiller du temps et de
l'argent.
Il
faut d’abord se poser la question
suivante : quel problème le
système de gestion
électronique de document est il
supposé résoudre
?
Cette
question, aussi évidente qu'elle
puisse être, attend une
réponse détaillée.
« Nous avons trop de papier »
n'est pas une bonne réponse. Des
buts spécifiques, tels que «
nous devons offrir l'accès à
distance, » « nous voulons
réduire des coûts de
classement, » ou « nous devons
imposer une meilleure
sécurité » vous
aiderons à choisir le meilleur
système de gestion
électronique de document pour votre
activité.
Pour
cela, il faut commencer par recueillir des
informations avec quels types de papier
vous travaillez, comment ils sont
créés, marqués, et
classés. En même temps, il
faut étudier quels documents dans
le cadre d’une utilisation continue.
Si possible, classer vos documents : la
livraison, la facturation, dossiers
clients, dossier légal, etc. Un
compte approximatif pour situer combien de
nouveaux documents vous devrez traiter est
également utile.
Ensuite,
il faut étudier les processus
décisionnels. Quelles approbations,
avis et signatures doivent être
construits dans le système ? Quels
documents doivent être
archivés de façon permanente
? Ce qui doit être éditable ?
Quels types de documents doivent
être classés ensemble pour
une réutilisation facile et
aisée ?
Toutes
ces questions préalables sont
importantes dans le cadre de
l’installation d’un
système de gestion
électronique de
documents.
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Nos
experts sont capables de vous
aider à faire le bon
choix, puis installer et
paramétrer votre solution
de manière professionnelle
et économique. Vous pouvez
les contacter en composant
le numéro vert 0800 736
990
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